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Procedimiento para realizar la propuesta de valoración documental

Procedimiento para realizar la propuesta de valoración documental

Trámite

  • Creación de una comisión de Valoración Documental propia para poder presentar las propuestas de valoración documental ante la JCDA, y remisión de una copia del documento que acredite dicha creación a la Secretaría de la Junta.
  • Remisión del documento "Comunicación previa" a la Secretaría de la Junta con las series que se quieren valorar para comprobar que no han sido valoradas anteriormente ni están en proceso de estudio por otras comisiones.
  • Comunicación de la JCDA confirmando que se pueden estudiar las series propuestas en la "Comunicación previa".
  • Preparación de toda la documentación que se debe aportar (solicitud, ficha, informes, instrumentos de descripción...) por parte de la comisión de Valoración Documental que presenta las propuestas de tablas de valoración.
  • Remisión de la solicitud y de la documentación adjunta a la Secretaría de la JCDA a través de cualquier medio establecido en el artículo 16.4 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE núm. 236, de 02/10/2015).
  • Reunión de la JCDA para valorar y dictaminar sobre las propuestas presentadas. Si el dictamen de la JCDA coincide con la propuesta de valoración presentada, será publicado en el Diari Oficial de la Comunitat Valenciana y se podrá actuar en los términos que hayan sido establecidos por la JCDA; en caso contrario, se devolverá la propuesta con los requerimientos que la JCDA considere convenientes para que sea presentada de nuevo con las modificaciones pertinentes con la finalidad de que las tablas de valoración reciban el dictamen favorable.
  • Publicación de la resolución en el DOGV.

Interesados

Podrán solicitar la valoración de sus series todas las instituciones y administraciones públicas valencianas que tengan constituida una comisión de Valoración Documental.

  • Comisiones de Valoración de la Administración autonómica.
  • Comisiones de Valoración de la Administración local valenciana.
  • Comisiones de Valoración de las diputaciones provinciales.
  • Los municipios de más de 10.000 habitantes, al estar obligados a tener archivero, según se establece en el artículo 36.1 de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de Archivos, pueden constituir ellos mismos su propia comisión de Valoración Documental.
  • Los municipios que dispongan de servicio mancomunado de archivos podrán constituir una comisión de Valoración Documental a través de la cual podrán presentar sus propuestas de tablas de valoración.
  • Comisiones de las universidades públicas valencianas.
  • Comisiones de entidades de derecho público dependientes de las administraciones públicas valencianas.
  • Las restantes comisiones que puedan crearse en virtud del artículo 2 del Decreto 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos.

Quien realiza la valoración

La valoración será realizada por las diferentes comisiones de Valoración a través de los formularios facilitados por la JCDA, pero la Junta es el único órgano autorizado legalmente para dictaminar sobre la conservación o la eliminación de las series documentales.

Plazos de presentación

Las propuestas de tablas de valoración se podrán presentar durante todo el año, y serán incluidas en el orden del día de la siguiente reunión que celebre la JCDA teniendo en cuenta el volumen de propuestas presentadas y el orden de llegada. En casos extraordinarios debidamente justificados, la JCDA podrá examinar las propuestas sin tener en cuenta el orden de recepción, y resolver la propuesta en el menor tiempo posible.

Documentación que hay que presentar

 

Documentación que se debe adjuntar a la propuesta de valoración:

  • Informe sobre la valoración que se ha realizado en la propuesta
  • Informe sobre el acceso a la documentación
  • Informe sobre la vigencia administrativa de la documentación
  • Informe sobre la aplicación informática (se aportará en el caso de que la documentación esté en soporte informático o sea gestionada de forma electrónica, telemática o cualquier otro medio similar)
  • Expediente tipo
  • Instrumentos de descripción de la documentación objeto de estudio (inventarios)
  • Dictámenes de otras comunidades autónomas (opcional)

 

Documentación que se debe adjuntar a la propuesta de transversalidad:

 

NOTA: Todos los informes deberán ir firmados por la persona responsable de la unidad administrativa que tramita la documentación.