Normas de trabajo - Archivos

Cuando una comisión de Valoración Documental comience a elaborar una propuesta de tabla de valoración documental, lo deberá comunicar inmediatamente a la Secretaría de la JCDA.

La Secretaría de la JCDA comprobará que dicha propuesta de tabla de valoración no coincida con ninguna de las tablas ya aprobadas, o bien que la misma propuesta no esté siendo elaborada por otra comisión de Valoración Documental, y comunicará el resultado a la comisión de Valoración interesada.

Si la tabla de valoración ya está aprobada o está siendo elaborada por otra comisión de Valoración Documental, dicha comisión deberá abstenerse de elaborar la propuesta para evitar duplicidades de trabajo.

Una vez la comisión de Valoración Documental haya elaborado el expediente de la propuesta de tabla de valoración documental, realizará su propuesta de valoración distinguiendo si la  documentación se ha de conservar permanentemente o se puede eliminar total o parcialmente.

Concluido el expediente de la propuesta de la tabla de valoración, se deberá  enviar toda la documentación al centro directivo competente en materia de archivos, cuyo titular preside la Junta. Actualmente, por lo tanto, el expediente se deberá enviar a la Subdirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas de la Conselleria de Educación, Cultura y Deporte.

El expediente se remitirá también por correo electrónico y en imagen digital a la Secretaría de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos.

Cuando el expediente de propuesta de tabla de valoración documental llegue a la Secretaría de la JCDA, será revisado por ésta y por los técnicos del Archivo de la Generalitat. Si se observan deficiencias o falta algún requisito, se devolverá el expediente a la comisión de Valoración Documental para su subsanación y, posteriormente, se volverá a remitir a la JCDA.

Cuando los expedientes de propuesta de tablas de valoración documental estén completos, la Secretaría lo comunicará en la primera reunión de la JCDA para su conocimiento. Para ello, uno de los puntos obligatorios del orden del día de las convocatorias de la JCDA deberá ser el de las «propuestas de tablas de valoración presentadas».

Una vez que la JCDA tenga conocimiento de los expedientes de propuestas de tablas de valoración presentadas que se han remitido, decidirá cómo los examina, de acuerdo con el orden de recepción. Para ello, la JCDA acordará su distribución para el examen en las futuras reuniones de la JCDA, de acuerdo con el volumen de trabajo.

Una vez que se haya decidido la citada distribución, la Secretaría remitirá con quince días de antelación como mínimo a todos los miembros de la JCDA, por correo electrónico o colgándola en el foro de la JCDA, una copia de los expedientes que se examinarán en la siguiente reunión para su conocimiento y examen previo.

Si un miembro de la JCDA considera que algún aspecto necesita una aclaración, lo comunicará a la Secretaría para que se convoque a los asesores en cuestiones jurídicas, administrativas, técnicas e históricas que se crea conveniente.

A la vista de todo lo anterior, la Secretaría, por orden del presidente, preparará el orden del día con la relación de propuestas de tablas de valoración que se examinarán, y convocará a los asesores que se hayan acordado para cada expediente de tabla de valoración documental.

En la reunión de la JCDA se examinarán los expedientes de tablas de valoración documental previstos en el orden del día. Una vez examinado cada expediente de tabla de valoración propuesto, la JCDA emitirá su dictamen correspondiente definitivo y vinculante. Si la JCDA considera que es necesaria más información sobre dicho expediente, lo dejará sobre la mesa para solicitar dicha información o para convocar a los asesores que se considere conveniente, y se volverá a examinar en una reunión posterior.

Asimismo, si a la reunión no asisten los asesores que se haya acordado convocar para el examen de un determinado expediente de tabla de valoración documental, éste se dejará sobre la mesa y se volverá a convocar a dichos asesores para una nueva reunión.

La Secretaría redactará el acta correspondiente de cada sesión. Asimismo, redactará los dictámenes sobre los expedientes de propuesta de tablas de valoración, que serán firmados por el presidente de la JCDA.

Si el dictamen es favorable a la propuesta de valoración, la Secretaría lo remitirá a la conselleria competente en materia de cultura para que sea aprobado mediante una resolución del conseller correspondiente y se publique en el DOGV; si el dictamen es desfavorable, se aplicará lo previsto en el artículo 16.6 del Decreto 189/2005.