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Procedimiento para preparar los expedientes de eliminación

Procedimiento para preparar los expedientes de eliminación

Trámite

  • Envío de la solicitud, la memoria previa y el anexo de inventario, a la Secretaría de la JCDA a través de cualquier medio establecido en el artículo 16.4 de la ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (BOE núm. 236, de 02/10/2015), para que ésta dé su conformidad y compruebe que se ciñe al dictamen emitido sobre la serie documental en la próxima sesión que celebre.
  • Contestación de la JCDA en el plazo de 10 días dando su conformidad para que se elimine la documentación.
  • Preparación de toda la documentación que se debe eliminar por parte del responsable de la documentación o su representante legal, y realización de los trabajos de eliminación.
  • Envío de un duplicado del acta de eliminación y del anexo de acta complementaria, si procede, a la JCDA en el plazo de 10 días a contar desde el día en que se realicen los trabajos de eliminación.

Interesados

Podrá solicitar la aprobación de la JCDA para la eliminación de documentación el órgano responsable de la custodia de la documentación de la administración titular que posea series documentales que hayan recibido dictámenes favorables de la JCDA y hayan sido publicados en el DOGV .
Se debe tener en cuenta que algunas series documentales son comunes (transversales) en diferentes administraciones. El dictamen de una serie transversal será aplicable al resto de las series de otras entidades de la misma administración.

Quién realiza la eliminación

Los órganos responsables de la custodia de la documentación son los responsables de ejecutar los dictámenes de la JCDA en cada una de las fases de archivo en que se encuentre la documentación. Este proceso se puede realizar en el propio archivo por el personal técnico o contratar una empresa externa.

  • En caso de hacerse en el mismo archivo:

Se realiza cuando la documentación que hay que eliminar no es muy voluminosa y se dispone de los medios y del personal suficientes y adecuados para llevar a cabo esta tarea.

  • En caso de contratar a una empresa externa:

Es necesario asegurarse de que la empresa tomará las medidas de seguridad oportunas y que se compromete a cumplir con los requisitos establecidos, entre los que debe tenerse en cuenta los siguientes puntos:

  • Durante el transporte, la empresa deberá garantizar la integridad de las series documentales para que no hayan pérdidas de documentos, robos o cualquier tipo de filtración de la información.
  • El personal encargado de realizarlo deberá estar en todo momento debidamente identificado y autorizado por la autoridad competente.
  • No se podrán subcontratar los servicios de otras empresas sin el conocimiento del responsable de la documentación.

Plazo de presentación  

Durante todo el año, pero siempre a partir de los tres meses siguientes a la publicación de la resolución del correspondiente dictamen en el DOGV.

Documentación que hay que presentar